公文管理办法

第一章　公文种类

第一条 公司正式公文文种主要包括以下几种：

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（一）请示：适用于向上级单位请求指示、批准；

（二）报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况；

（三）指示：适用于向下级单位布置工作，阐明工作、活动的指导原则；

（四）公告、通告：向社会宣布重大事件，用“公告”，在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”；

（五）批复：适用于答复请示事项；

（六）通知：适用于传达上级的指示，要求下级办理或者知悉的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属的公文；

（七）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况；

（八）决定、决议：“决定”适用于对某些问题或者重大行动做出安排，“决议”适用于经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项；

（九）函：适用于平行的或不相隶属单位之间商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题；

（十）会议纪要：记载、传达会议情况和议定事项，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”；

（十一）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

第二章　公文格式

第二条 公文格式

（一）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前；

（二）发文字号由发文单位代字、年份和序号组成，用三号仿宋字体。联合行文，只标明主办单位发文字号；

公司公文的发文字号分六种：

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1、以公司董事会名义发文一律用“XXX董文〔年度〕当年顺序号”；

2、以公司名义发文一律用“XXX文〔年度〕当年顺序号”；

3、以公司党组织名义发文一律用“XXX党〔年度〕当年顺序号”；

4、以公司纪委名义发文一律用“XXX纪〔年度〕当年顺序号”；

5、以公司工会名义发文一律用“XXX工〔年度〕当年顺序号”；

6、以公司团委名义发文一律用“XXX团〔年度〕当年顺序号”。

（三）公文中各组成部分的标识具体规则，参照《国家行政机关公文格式》标准执行。

第三章　收文处理

第三条 收文处理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。

第四条 公文的签收

凡公司收到的公启文件均由公司综合办公室文秘签收并进行文件、文号的核定，并做好保密工作。

第五条 公文的编号保管

收到上级单位下发或交办的公文，综合办公室文秘人员应及时填写（或打印）收文阅办签，登记《收文登记簿》( 见附件)，并分类、编号、保管。

第六条 公文的阅办和批办

凡正式文件均由综合办公室主任根据文件内容和性质提出拟办意见，由文秘人员呈送公司相关领导亲自阅批，并根据批阅意见送相关领导或承办部门阅办。

第七条 文件的传阅与催办

阅读文件应抓紧时间，阅批文件一般不得超过2天，阅完后应签名以示负责，如有领导“批示”、“拟办意见”，综合办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

第八条 文件的承办

（一）承办部门接到文件、函、电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得综合办公室主任同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档；

（二）公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请分管领导协调。

第四章　发文处理

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第九条 发文处理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第十条 发文的规定

（一）公司上报和下发的正式行政文件统一由公司综合办公室办理；

（二）机关各部室需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向公司综合办公室提出发文申请，草拟文稿后将文件底稿交公司综合办公室审核；

（三）公文签发：

公司上报或下发的正式文件实行双签制，文件必须由分管领导审签，公司主要领导签发。对公司影响较大，涉及两个部门以上（含两个）职权范围的工作事项，主办部门应当主动与有关部门协商、经过相关分管领导会商、会签，主要领导批准签发后方可行文。

1、公司董事会发文或公司特别重大事项由董事长签发；

2、党、团发文由公司党委书记签发，纪委发文由公司纪委书记签发，工会发文由公司工会主席签发；

3、公司一般行政公文由公司总经理签发。

第十一条 发文程序规定

（一）公司各部门或单位需要发文时，应先起草文件，文稿拟就后，拟稿人应填写发文底稿，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、标定日期和密级；

（二）各部门或单位起草、核稿后，将文稿和发文底稿报送业务分管领导审核签字后，呈送公司总经理审定批准签发；

（三）如需要会签的文稿应进行会签后，再办理其他手续；

（四）业务分管领导和总经理审核、签发后，由公司党政办公室根据公司的要求和上级有关指示精神、有关文件规定，对文稿进行校对；

（五）经总经理批准签发后的文稿交公司党政办公室统一登记《发文登记簿》（见附件）并对公文进行编号，送交综合办公室打印。

第五章　公文归档

第十二条 公司党委、董事会、纪委、团委、工会、综合办公室应按照档案管理规定定期将公文文件移交公司档案室，由档案室管理员对公文文件进行整理(立卷)、归档。

第六章　公文管理要求

第十三条 公文由综合办公室统一收发、审核、用印、借阅、管理、归档和销毁。

第十四条 公司各部门有关工作人员因工作需要借阅或查阅文件，需由本部门负责人填写《文件借阅登记表》(见附件)，经分管本部门业务领导和分管综合办公室业务领导审批后方可借阅。

第十五条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第十六条 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

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第十七条 本管理办法中的未尽事宜，均按《国家行政机关公文处理办法》规定执行。