如何规范且高效的实现公文管理

政府机关和国企的日常工作，常常围着公文转，重要通知发布、任务下达、工作请示、会议记录等都需依靠公文。出于对效率和安全的重视，近年来国家多部门针对电子公文国产化，颁布多部指导文件，全面推进电子公文信息化建设工作。

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公文管理中常见问题

一、公文拟稿不规范

规范的体式、精确的语言及特定的意向是公文的突出特点及要求，是公文严肃性的体现。但在一些企业由于存在文秘人员匮乏、对文秘工作不够重视等原因，公文的写作质量较差。比如文种使用不当、格式不正确、措词不严谨、主题不明确等等，造成公文拟稿经常出现问题，导致发文不及时。

二、不遵守行文规则

行文规则是制发公文、处理行文关系必须遵守的准则。但在实际应用过程中，行文规则经常被忽视，出现很多混乱现象。一是行文不按程序进行，存在直接向领导个人报送文件或越级行文、请示未经上级批复就下发指令性文件、涉及其他部门职能范围事项的文件不经会签就下发等现象。二是行文不按规范进行，存在发文规格过高或过低、一个请示文件提出多个请示事项、文件多头报送等现象。

三、公文处理不及时

由于每日文件收发较为繁杂，处理流程、处理方法的不当都会导致公文不能得到及时处理，影响工作的落实。主要表现在：一是收发文件不做详细登记，对文件运行情况不做跟踪记录，致使文件压误，甚至造成文件遗失。二是公文运行流程制定过于复杂，流转程序多，对要件急件不采取专办速办措施，致使文件无法及时传达落实。三是未建立督办催办机制，只进行文件流转却不落实承办情况，不掌握文件落实进度和办理结果，致使出现延误或漏办现象。

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公文管理系统的价值

公文管理系统实现了公文交互以及管理的全流程电子化，整个公文交互既包含系统与系统之间的交互、单位与单位之间的交互、部门与部门之间的交互，又包含上行文、平行文、下行文等多种公文内容，为企事业办文更加规范及灵活，实现了办文的一体化、移动化。

公文管理解决方案遵循国家最新的公文管理规范与标准，深度还原实际应用场景，完全模拟手工公文处理的流程，以电子化手段全面实现公文的数字化管理。

公文管理五大亮点

1、公文类型全覆盖，在线拟稿规范又便捷。

公文流转过程灵活定制，支持多种法定文种类型，满足公文不同应用场景。

2、公文流转“快”，在线签批高效又灵活。

支持各类复杂公文流转场景，全过程留痕，移动签批，成为掌上办公好助手。

3、文转督办“强” 政令出门执行有保障。

支持公文与任务下达无缝转换、关联，切实落实好主题责任。

4、电子印章“省”，多部联合发文少跑腿。

电子签章、CA认证，支持版式文件在线签署，在实现无纸化办公的同时，让跨部门发公文少跑腿、更省力。

5、安全性能“高”，多种安全措施全面保障。

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多种安全措施全面保护信息安全，阻止恶意的入侵访问和密码安全控制。