加强公文处理和档案管理工作

随着机关各项业务工作的开展，形成的各种门类、各种载体的档案资源日趋丰富，这些是机关职能活动记录、工作查考依据、组织机构沿革的第一手材料 现就如何做好机关的公文处理和档案管理工作，提出如下几点粗浅意见。

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一、公文处理中存在的问题及原因

（一）存在的问题：

1、公文质量有待提高。尽管有相关规定制度，但目前有些公文的格式不够规范，导致公文种类混用的现象偶有发生；有些公文文字表述不准确、用词不规范；有些公文文字校对不细心而造成的错字别字、掉字漏字、多出无用字的现象，使公文表达的意思不准确、不清楚甚至截然相反，影响了公文的质量。

2、人为形成的紧急公文过多。有时因缺乏计划性和前瞻性，公文撰写准备工作不充分，或未征求有关部门意见，文件上报后，还需从基础工作入手，进行大量征求意见和调研工作，导致人为形成的紧急公文过多。

3、公文处理不够及时。在收文处理中，有的不能按规定时限处理文件，有的拟办意见不到位，致使文件运转程序出现问题，有的没有照准政策依据或者没有根据实际情况提出办理意见，出现了误事误时现象。在发文处理中，因办理不及时，导致上级机关研究决策或下级机关贯彻执行的时间太少，影响了公文的效用。

（二）原因分析：

1、工作能力和业务水平有待提高。平时缺乏加强对基本科学文化知识、公文处理知识的学习，个人综合素质不强，业务水平不高，导致了公文处理工作中出现问题。

2、工作责任心不够强。个别公文办理人员没有树立起高标准、严要求、准确办理每一件文件的意识，以至于在公文处理工作中不够细致、严谨。

3、对工作程序的了解不够深入。没有认真学习和掌握有关公文处理的工作规则和操办程序，导致办文无头绪，办事无章法，工作显得很忙乱，质量和效率打了折扣。

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二、加强公文处理工作的建议和具体措施

（一）提高认识，转变观念，为做好公文处理工作提供有力的思想保障。公文处理工作人员要具备一定的文字理论水平、责任心强、业务水平高，并不断加强业务培训，不断丰富其理论知识，从而不断提高机关公文处理工作水平，确保机关各项工作的正常开展。

（二）建章立制，规范程序，为做好公文处理工作提供制度保障。要重点完善三项制度：一是领导把关制度；二是工作运行制度；三是责任追究制度，全方位实行公文处理工作目标责任制，将公文质量作为衡量工作实绩及年度评先树优的主要依据，凡不按规定程序向外报送公文，或公文格式不规范、公文质量问题突出的，要予以通报批评、予以撤销、废止，并追究有关人员责任，从而不断增强公文办理人员的工作责任感和压力感。

（三）认真校核，从严把关，为提高公文处理质量提供工作保证。一是发文校核。从工作需要出发，坚持从严把关，少发文，克服“文山”现象的发生。二是格式校核。通过严格校核，使文件格式方面能够遵循正确的行文关系，准确恰当的选择文种，使用完整的文件格式，严防漏项、错项或多项现象的发生。三是内容校核。在公文审核时，依据党的路线、方针、政策及国家法律法规结合国家、省、市要求，进行认真核对，严防出现原则性失误和错误。四是文字校核。在保持公文原意的前提下，进行文字核对与处理，使公文的观点明确、思路清晰、结构严谨、语言简练，字词标点使用恰当，人名、地名、时间等数字准确无误。

（四）全面加强队伍建设，为做好公文处理工作提供组织保证。一是加强思想政治建设。通过不断学习，引导办文人员运用马列主义的立场、观点和方法分析问题，保证公文处理工作始终沿着正确的政治方向运行。二是加强业务建设。不断强化公文办理人员公文处理工作的规范化、法制化意识。此外，要认真抓好公文办理人员的业务培训工作，要采取多种方式，不断提高公文办理人员的思想政治素质、业务知识和文字工作能力。

三、做好文件材料的归档工作

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文件材料是档案的前身，档案是文件材料的归宿。文件材料经过合理、规范的整理才能转化为具有保存价值的档案。文件材料的归档以各股室为主，档案室要理顺管理职能，加强与各股室的业务联系、指导和监督。

（一)抓好公文处理工作，严格按照规定。规范机关公文处理流程；

（二)抓好业务部门文件资料的收集、保管；

（三）抓好各部门业务文件材料的归档工作，保证业务档案质量；

（四）抓好文件材料的销毁工作，规范销毁文件的登记造册、销毁报告、审批监销程序。

四、做好档案工作的开发利用

开发利用档案资料是档案管理的最终目的，是实现档案自身价值的根本途径。第一，要做好一年一度的立卷归档工作，按照本单位制定的分类方案，建立多元化的档案管理模式，提高文件材料的归档率和齐全完整率，丰富各种门类、各种载体的档案资源，为档案资源开发利用创造条件；第二，要结合自身档案管理的特点，加快档案信息微机化管理的步伐，提高查阅档案的效率；第三，档案室对库藏档案资料进行研究，编撰多种编研材料，提高档案综合利用水平，为机关各项工作做好服务。

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档案工作是机关基础工作的重要组成部分，是提高工作效率和工作质量的必要条件，因此，要增强档案意识，把档案工作纳入重要议事日程，提高档案人员的素质，加强法制建设，做好档案管理的开发利用等工作，切实抓紧、抓好、抓出成效。